O que fazer com os (muitos) papéis que recebemos diariamente? Eles são de todos os tipos: faturas, comunicados, contratos, recibos, relatórios, propagandas, manuais, notas fiscais, garantias… E pra nós que temos filhos, acrescenta-se ainda todas as atividades da escola!
No post de hoje falaremos sobre formas de gerenciar e organizar essa papelada toda, mantendo tudo facilmente acessível sempre que necessário.
A regra de ouro para sucesso nesse processo é:
DESCARTAR IMEDIATAMENTE O QUE NUNCA TERÁ UTILIDADE
Acumular papéis inúteis é um dos principais motivos do acúmulo exagerado e desnecessário de papéis, portanto, acostume-se a descartar o que não lhe tem serventia na hora que chegar às suas mãos. Entre esses itens podemos incluir:
– propagandas de produtos / serviços que não nos interessam;
– convites de eventos que não compareceremos;
– informativos, jornais e revistas já lidos;
– manuais / garantias de produtos que não possuímos mais;
– receitas e alguns exames médicos (exceto alguns específicos que os médicos pedem a conservação para controle posterior);
– embalagens em geral; e (vários) outros…
Os documentos “importantes” (faturas, extratos, contratos, escrituras, comprovantes, etc.) são os que geram mais dúvidas em relação ao tempo de guarda; a seguir apresento uma breve tabela para auxiliar nesse processo:
Agora falaremos sobre como guardar corretamente os papéis importantes, para não perdermos muito tempo quando precisarmos deles (afinal, só quem é M@ae sabe quanto nosso tempo livre é valioso!):
1. Pastas e etiquetas: use sem moderação
Separar os documentos por categoria é imprescindível para manter a ordem, porém o método ideal é o que funciona pra você. Por exemplo: guardar todas as contas da casa em uma única pasta ou separá-las por categoria? Tanto faz, desde que você e todas as pessoas que acessem-nas entendam a “lógica” utilizada e tenham facilidade para pegar e guardar de volta.
2. Faça do seu computador um aliado para economizar espaço
Hoje em dia, muitas empresas nos dão a opção de receber suas correspondências (inclusive contratos e faturas) por email. Você pode organizar pastas no seu computador (ou HD externo – melhor ainda!) e manter tudo o que for possível por lá, evitando usar espaço físico para isso. Escanear os documentos impressos e juntar aos outros também é uma opção, mas essa dica agradará mais os níveis avançados de paciência e organização, rs…
3. Cautela nunca é demais
Seus documentos são pessoais e contém informações importantes sobre você e sua família. Deixe-os o mais inacessível a terceiros que puder: gavetas trancadas são ótimas opções.
4. Os “não-documentos”
Atividades das escolas: toda M@e acha seu filho um verdadeiro artista, e muitas vezes é difícil resistir até mesmo aos primeiros rabiscos que eles começam a esboçar, porém o ideal é separar os mais importantes (feitos em datas especiais, por exemplo), fotografar e/ou guardar em pastas catalogadas por ano, e descartar o restante.
Fotos: não permita que elas se misturem. Se forem impressas, guarde o quanto antes em álbuns separados por ocasião, e anote todas as informações relevantes. No computador, separe-as em pastas de acordo com data / ocasião em que foram tiradas. Acredite: em tempos de mídias digitais, não será fácil lembrar com detalhes de tudo que registramos daqui algum tempo.
Manuais / Garantias: aqui a sugestão é deixar separados em pastas de acordo com a localização do objeto (ex: cozinha, lavanderia, quarto, sala…)
Dica especial para as M@es:
Organize separadamente em um fichário com divisórias TUDO o que for referente ao seu filho (documentos pessoais, receitas e exames, manuais de brinquedos e aparelhos que possui, etc) e guarde em um local reservado no armário dele. Isso facilita muito na hora que precisamos acessar algo que diz respeito a eles.
Gostaria de agradecer a todas as M@es que acompanham meus posts, especialmente à Renata e Kiki pela oportunidade de compartilhar um pouco do meu trabalho com vocês. Muito obrigada!
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Luciana Collin, 35 anos, Personal Organizer,
Graduada e Pós Graduada em Fisioterapia,
Graduada e Mestre em Moda, Arte e Cultura
Mãe do Thiago, 4 anos.
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